Il contesto
L’emergenza sanitaria globale sta ormai da un anno esercitando sulle aziende una pressione senza precedenti: stiamo vivendo grandi incertezze, le informazioni ci sembrano spesso contraddittorie, le indicazioni rischiano di essere mal interpretate e le linee guida cambiano su base quotidiana.
La priorità di aziende, consulenti e Organismi di Certificazione è, ovviamente, quella di garantire la sicurezza delle persone offrendo la possibilità di mantenere inalterato il periodo di mantenimento o di rinnovo della propria certificazione.
La circolare informativa Accredia n. 01/2020 del 25/02/2020, integrata successivamente da altre Circolari in aggiornamento alle richieste dei vari DPCM, prevede la possibilità di condurre audit da remoto sia in fase di certificazione, sia di mantenimento e/o rinnovo non prescindendo da quanto previsto nelle disposizioni emesse del Governo e delle istituzioni statali/regionali, che comunque dovranno essere sempre tenute in considerazione.
Particolari deroghe possono essere concesse ad Aziende che si trovano in aree a rischio o che per policy di sicurezza hanno implementato restrizioni all’accesso di personale esterno presso le proprie sedi.
La decisione in merito alla possibilità di fare l’audit da remoto (totale o parziale) è sempre a carico dell’Organismo di Certificazione, previa richiesta scritta da parte dell’Azienda.
Cos’è l’audit da remoto
Un audit da remoto è un’attività di ispezione a distanza condotta in tempo reale e non in loco sui processi, sulle procedure, sulle analisi e sui monitoraggi di un Sistema di Gestione, sul personale di una qualsiasi Organizzazione attraverso utilizzo di strumenti tecnologici.
Le interviste agli interlocutori avvengono in videoconferenza e attraverso esame dei documenti appartenenti al Sistema in fase di valutazione – in condivisione dello schermo o invio degli stessi attraverso altri canali – ponendo domande o chiedendo approfondimenti.
Gli audit da remoto possono essere sicuramente e coerentemente eseguiti su tutti quei processi che non devono necessariamente essere verificati sul posto, ma il più delle volte anche su processi tipicamente industriali o manifatturieri, valutando produzioni terminate (in modo da verificare il corretto monitoraggio del Sistema nei mesi precedenti l’Audit) o conducendo sopralluoghi virtuali presso i vari reparti (attraverso utilizzo di video su telefonino per esempio).
È chiaro che devono sussistere le condizioni per poter condurre un Audit da remoto che devono essere concordate con l’Organismo di certificazione affinché si possa concordare la migliore soluzione da praticare.
Rischi e opportunità
Fare gli Audit in remoto ha diversi vantaggi, ad esempio:
- Mantenimento della certificazione
- Minimo impatto sulla salute di tutte le risorse coinvolte nel processo
- Riduzione dell’effetto economico del momento di crisi consentendo la continuità delle attività già programmate, oltre al risparmio di tempo e soldi per la mancanza di spostamenti
- Miglior efficienza dell’audit grazie a una flessibilità superiore e a tempi di viaggio ridotti
- Preservazione della continuità operativa durante la pandemia
- Possibilità di prepararsi alla ripartenza dell’attività alla conclusione del lockdown
Quali potrebbero essere invece le criticità?
- Accessi e collegamenti alla rete (telecomunicazioni, connessioni e struttura IT) non sempre affidabili e continuativi
- Sistemi informatici HW e SW non adeguati: non bastano le piattaforme disponibili gratuitamente (Zoom, Teams, Skype, ecc.), ma devono essere creati dei veri e propri flussi IT aziendali
- Mancanza di competenze del personale, non adeguatamente formato all’utilizzo degli strumenti per effettuare gli Audit
- Information Security non adeguata
- Serietà e impegno nell’affrontare l’Audit da parte del personale aziendale: tanto l’Auditor non viene in azienda…
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