In queste settimane stiamo vivendo un periodo di grandi incertezze, le informazioni ci sembrano spesso contraddittorie e le indicazioni rischiano di essere mal interpretate.
Ecco, dunque, un breve riassunto delle attività da completare per la conduzione controllata di un Sistema di Gestione certificato.
LA GESTIONE INTERNA
Per il mantenimento corretto del Sistema di Gestione, dobbiamo preoccuparci di:
• Verificare una volta per tutte che la documentazione del nostro Sistema sia aggiornata ed attuale, o abbia necessità di integrazione e/o aggiornamento
RILEGGIAMO E FACCIAMO RILEGGERE MANUALE, PROCEDURE, ISTRUZIONI E APPROFITTIAMO DEL TEMPO A DISPOSIZIONE PER FARE ANCHE UN PO’ DI ORDINE NELLE CARTELLE DEL SERVER
• Raccogliere da chi di dovere tutti i dati necessari per il monitoraggio dei vari processi (stato obiettivi 2019 e loro monitoraggio, attività formative, progetti nuovi, strategie, ecc.)
È UTILE RICORDARE A TUTTI L’IMPORTANZA DI TALI DATI, COSÌ ANCHE IN UN FUTURO PROSSIMO LA LORO RACCOLTA SARÀ PIÙ IMMEDIATA
• Condividere con la Direzione le informazioni necessarie per affrontare la ripresa al fine della quarantena (obiettivi, strategie, priorità, ecc.)
LA DIREZIONE DEVE SFRUTTARE IL SISTEMA COME STRUMENTO DI PROGRAMMAZIONE GLOBALE
• Raccogliere dati sulla soddisfazione dei propri clienti
ATTIVITÀ DI ESTREMA IMPORTANZA CHE IN UN MOMENTO COME QUESTO PUÒ DIVENTARE UNO STRUMENTO VALIDO PER ACCRESCERE LA FIDELIZZAZIONE (I CLIENTI NON VOGLIONO SENTIRSI ABBANDONATI! IL MESSAGGIO DA PASSARE È: NOI CI SIAMO!!!)
• Fare un aggiornamento concreto delle NC e dei Reclami del 2019 e approfondire il dettaglio
ABBIAMO TEMPO, CERCHIAMO DI ESSERE PIGNOLI E CAPIRE DAVVERO COSA NON VA PER POTERCI MIGLIORARE DA SUBITO
• Aggiornare la situazione fornitori del 2019
UN’ANALISI ATTENTA CI POTRÀ ESSERE D’AIUTO NELLA SCELTA DEI NOSTRI PARTNER (ANCHE IN QUESTO CASO SAREBBE OPPORTUNO CONDIVIDERE CON LORO LA SITUAZIONE: STATO DELLA PRODUZIONE, CONSEGNE, DISPONIBILITÀ, ECC.). ANCHE I FORNITORI APPREZZERANNO MOLTO UN CONTATTO, ANCHE LORO NON VOGLIONO SENTIRSI ABBANDONATI! IL MESSAGGIO DA PASSARE È SEMPRE LO STESSO: NOI CI SIAMO!!!
• Valutare mezzi, attrezzature e strumenti, per quanto possibile, in termini di:
▪ Reale utilità per la gestione delle attività quotidiane
▪ Stato di manutenzione/taratura
▪ Stato di conservazione
COGLIAMO L’OPPORTUNITÀ PER VERIFICARE SE IL NOSTRO PARCO MEZZI/ATTREZZATURE/STRUMENTI È ANCORA ADEGUATO ALLE NOSTRE REALI NECESSITÀ
• Approfondire lo stato di fatto di Leggi, Norme e Regolamenti applicabili alla nostra Organizzazione
VERIFICARE LA COMPLIANCE E COGLIERE OPPORTUNITÀ PER IL FUTURO
Predisporre, anche se in bozza:
▪ l Riesame di Direzione
▪ Il Piano degli obiettivi
▪ Il Programma di formazione
▪ Il Programma degli Audit Interni
▪ L’aggiornamento dei documenti relativi a:
• Contesto e fattori interni/esterni
• Parti interessate
• Rischi ed opportunità
INDICAZIONI DAGLI ENTI DI CERTIFICAZIONE E DA ACCREDIA
Al fine di poter consentire, ove possibile, la continuità delle attività già programmate, vi informiamo sulle modalità che, in via straordinaria, sono state concesse dalla circolare informativa Accredia n. 01/2020 del 25/02/2020 e successive integrazioni.
In generale, per gli iter di rilascio, mantenimento e rinnovo della certificazione dei sistemi di gestione aziendale è possibile condurre una verifica in remoto. In tal senso, le aziende devono organizzarsi con gli organismi di certificazione di riferimento per verificare se sussistano le condizioni e per poter concordare la migliore soluzione. Qualora non sussistano le suddette condizioni, sarà possibile posticipare la valutazione dell’organizzazione (includendo il processo di delibera), fino ad un massimo di 6 mesi oltre il termine previsto.
Se l’azienda decide di effettuare l’audit in remoto deve verificare di essere dotata di sistemi di comunicazione in remoto efficaci e compatibili con l’organismo di certificazione e/o il valutatore incaricato. L’azienda deve, comunque, arrivare pronta all’audit, quindi deve provvedere ad avere effettuato tutte le attività di cui sopra. Gli Enti di Certificazione ed Accredia, in questo momento, spingono per la possibilità di rinvio dell’Audit per ovvi motivi pratici ed organizzativi.
CRITICITÀ
• Difficoltà nel raccogliere tutte le informazioni
• Mancanza di personale addetto
• Riduzione delle commesse / mole di lavoro
• Collegamenti realizzati con tempistiche ristrettissime
OPPORTUNITA’
• Possibilità concessa di effettuare l’Audit evitando di doverlo programmare in un periodo futuro, probabilmente carico di attività
• Investimenti in tecnologia per dispositivi portatili, soggetti alla governance aziendale, da fornire ai propri dipendenti
• Formazione al personale sulla conduzione di attività da remoto (utile un domani anche per attività di altro genere)
• Investimenti sulle attività di manutenzione, pulizia riordino, revisione dei lay-out di produzione, ecc.
